Un organisateur pourrait demander la période, l’effectif et les espaces souhaités pour les ateliers. Un responsable de groupe approuverait d’abord le programme. Les participants recevraient ensuite une fiche de préparation, tandis que l’organisateur suivrait les confirmations et changements d’effectif. Les activités externes seraient identifiées avec leur prestataire et leurs modalités propres.
Exemple illustratif à adapter à votre activité. Il ne représente pas un mandat réalisé dans cette municipalité.
Faut-il recueillir tous les renseignements individuels dès la demande?
Commencez par l’effectif et les besoins collectifs. Les renseignements individuels nécessaires peuvent être demandés plus tard, lorsque le programme, les modalités et le rôle de chaque intervenant sont clarifiés.
Comment gérer une modification du nombre de participants?
Conservez un historique et faites confirmer l’effet sur les espaces et prestations. Une personne supplémentaire peut modifier plusieurs éléments; le devis révisé doit les rendre visibles.